우리 출판사는 2014년 1월부터 상호 의사소통을 목적으로 업무일지·일정공유(주간/월간)를 작성해오고 있습니다. 업무일지와 일정공유를 하게 된 동기는 의사소통이 되지 않는다는 조직의 고질적인 병폐를 치유하자는 목적에서 시작되었습니다. 업무일지·일정공유를 처음 작성을 시작했을 때 60명 정도의 직원이 근무하고 있었고 아날로그적인 방식이라고 생각했는지 그리 긍정적인 분위기는 아니었습니다. 그러나 저는 무엇보다 업무일지·일정공유를 통해 자신이 매일 일하는 주요한 내용들이 서로 공유되어야만 의사소통의 문제를 해결할 수 있다고 굳게 믿고 있었습니다. 그래서 저는 처음 3개월 동안 새벽부터 하루도 빠짐없이 하루 4시간 이상씩 전 직원의 업무일지에 피드백을 했습니다. 그러자 점차 직원들이 업무일지‧일정공유의 필요성을 느끼기 시작했고 3년 쯤 지나자 우리 회사에서는 의사소통이 안 된다는 말은 거의 사라지게 되었습니다.
저는 어떤 회사를 볼 때마다 이 조직이 시스템이 있는지 없는지 보게 되는 게 그 기준이 되는 것은 자신이 하는 일에 대한 기록하고 정리하는 습관, 그리고 그것을 전 직원이 공유할 플랫폼이 있느냐에 달려 있다고 생각합니다. 저희 회사는 그룹웨어가 그런 역할을 하는 내부 플랫폼입니다. 그래서 저는 모든 직원들, 특히 임원들, 본부장들과 팀장들이 먼저 업무일지‧일정공유를 하루 중에 가장 중요한 일로 생각하고 실천해야한다고 생각합니다. 그래야 팀원들이 따라 배우게 됩니다. 현재까지 우리 회사는 업무일지는 거의 모든 직원이 충실하게 작성해서 소통하고 있습니다. 그러나 일정공유는 아직 서투른 직원이 너무 많습니다. 특히 본부장이나 팀장들이 업무 공유에 대한 중요성을 모르고 방치하는 경우가 많습니다. 그런 본부장이나 팀장이 이끄는 팀은 성과를 내는 경우가 거의 없습니다. 단기적인 계획(1달 정도 계획)와 장기적인 계획(3~6개월)을 내다보고 일하기보다 초단기적인 계획(일주일), 초초단기적인 계획(1일), 무계획, 즉 즉흥적으로 일하는 습관이 자신도 모르게 몸에 배여 있기 때문입니다.
업무일지‧일정공유의 결과로 나타나는 것은 의사소통이지만, 본질은 시간의 조직화입니다.
업무일지‧일정공유라는 한 가지 의사소통 시스템을 우리 회사 내부에 정착시키기 위해 8년째 제가 노력해 오고 있습니다. 우리 회사가 지향하는 방향과 소통방식이 존재하는데도 아랑곳하지 않고 자기 방식대로 일을 진행하는 본부장님과 팀장님들이 여전히 존재합니다. 제가 8년째 이 일의 중요성에 대해 일관성 있게 이야기를 하고 실천해왔다면 이제는 모든 직원들이 매일 밥을 먹듯이 실천할 수 있는 수준에 도달해야 합니다. 그렇게 되지 못한 부분은 저는 본부장님들이나 팀장님들이 너무 안이한 사고에 빠져있지 않은지 우려가 됩니다. 업무일지‧일정공유의 결과로 나타나는 것은 의사소통이지만, 본질은 시간의 조직화입니다. 쉽게 말하면 시간관리입니다. 우리 회사는 한 달 20일 근무하고 주간 35시간 근무제를 실행하고 있습니다. 시간을 잘 조직해서 쓰지 못하면 생산성의 저하가 뚜렷하게 나타납니다. 2021년 저는 그런 현상을 곳곳에서 목격했습니다.
시간 관리의 핵심은 중요한 일과 중요하지 않는 일을 구분하는 능력, 즉 우선순위를 정하는 능력입니다. 우선순위를 정하려면 최소한의 시야가 확보되어야 합니다. 그것이 한 달이란 시간입니다. 한 달 이라는 시간을 가장 효과적으로 써야하는지 매일 의사결정을 내리며 일정을 재배치하는 것이 시간 관리의 핵심입니다. 저는 팀원이라면 최소한 한 달 정도의 시야가 필요하다가 봅니다. 팀장이라면 3개월~6개월 정도의 시야가 필요하고, 본부장이라면 6개월~1년 정도의 시야가 확보되어야합니다. 임원이라면 최소한 3년~5년 정도의 앞을 내다보아야 합니다. 그런데 중요한 위치에 있는 사람들이 무계획으로 일하거나, 매일 일정에 쫓기거나, 초단기간(일주일)의 일정 계획을 세우고 일한다면 얼마나 그 조직이 초단기적 목표에 시달리며 일하고 있는 것일까요?
누구나에게 하루 24시간은 동일합니다. 그 시간을 어떻게 보다 넓은 시야를 확보해서 효과적으로 쓰느냐에 달려 있습니다. 그것을 실천하기 위해 가장 좋은 방법이 업무일지와 일정공유입니다. 아직도 일을 장악하지 못하고 일에 쫓겨 다니고 있다면 원인을 파악해야 합니다. 그 원인은 일정을 매일 계획하는 습관과 공유하는 습관이 없거나 아니면 업무역량이 부족한 경우입니다. 자신이 업무역량이 부족하면 솔직하게 인정하고 실현가능한 일정을 잡아야 합니다. 그리고 되도록 빨리 업무능력을 신장 시켜야 합니다. 반면에 이런 과정을 거쳐 온 팀장이나 본부장은 보다 넓은 시야를 확보하고 팀과 본부에서 가장 중요한 사안이 무엇인지 파악하고 그 일에 시간을 분배하고 집중해야 합니다. 팀원들이 한 달이라는 시간의 시야를 확보해서 스스로 계획을 세울 수 있도록 도와주고 점검해야 합니다. 모든 성과의 기본은 내가 어떻게 공헌할 것인가를 묻는 것이고 그 다음은 어떻게 시간을 효과적으로 쓰느냐에 달려있습니다.
업무일지‧일정공유라는 실행은 기본 중에 기본입니다. 여러분을 그 기본을 충실히 이행하고 계신가요? 저는 매일 아침에 출근하면 일정을 새로 재배치하는 것이, 퇴근해서는 여러분의 업무일지를 일독하는 일이 가장 중요한 일입니다. 새로운 업무일지·일정공유 작성에 관한 기본 원칙을 공지해 드립니다. 모든 직원 분들은 다시 한 번 이 원칙을 숙지하시고 실행하시게 된다면 시간을 더 효과적으로 쓰게 될 것이며 한층 체계적인 계획을 세우는 여러분으로 성장하시게 될 것입니다.
업무일지·일정공유의 중요성
-업무일지·일정공유는 구성원들이 솔직하게 의견을 주고받고 소통하기 위한 우리 출판사의 의사소통의 핵심도구입니다.
-아무리 바쁜 일이 있어도 업무일지·일정공유 작성은 하루 중에 1순위 업무가 되어야 합니 다.
-모든 업무일지·일정공유는 보관 저장합니다. 업무일지는 인사평가의 가장 중요한 기초 자료로 사용됨으로 고의적으로 작성하지 않거나 누락시켜서는 절대로 안 됩니다.
업무일지·일정공유 작성 의무 및 시간
-업무일지·일정공유는 퇴근 20분 전에 항상 작성해야 합니다. 현지 퇴근하는 경우에도 업무 를 마감하고 업무일지·일정공유를 작성해야 합니다.
-부득이한 상황이 있어 다음날 아침에 업무일지·일정공유를 작성할 경우 9시 30분 전까지 업로드 해야 합니다. (단, 금요일에는 업무일지를 작성하고 일주일 업무를 마감해야 합니 다. 다음주 월요일 업무일지 작성을 절대 삼가해주세요.)
-연차 휴가를 쓴 경우에는 업무일지에 “연차휴가”라고 “여름휴가”일 때는 업무일지에 “여름 휴가”라고 쓰고 일정과 연락처를 작성하며, 공식적인 해외출장이나 지방출장에도 간단 하게 업무일지·일정공유를 작성해야 합니다.
업무일지·일정공유 작성과 피드백
-업무일지·일정공유는 핵심적인 업무에서 부딪히는 문제와 생각을 간략하게 그리고 솔직하게 씁니다. 새로운 제안과 아이디어는 비판을 두려워할 필요 없이 과감하게 기록합니다.
-성의 없는 내용을 반복 기록하는 경우는 삼가주세요.(자신의 감정이나 생각은 그대로 표 현할 수 있습니다. 그러나 다른 사람에 대한 인신공격은 절대 금합니다.)
-업무일지에 대한 피드백은 각 팀장과 본부장이 팀원들에게 자유롭게 수시로 피드백을 수행 합니다. 피드백을 받은 사람은 반드시 답글로 상호 피드백을 합니다.
업무일지·일정공유 직원의 포상
매년 연말 송년회 때업무일지·일정공유작성이 뛰어난 사람은 우수사원으로 표창합니다.